Interview Peter-Willem Burgmans en Eric Bakermans
“Je bezoekt een congres voor de verbinding”
Peter-Willem Burgmans leidt het Nederlandse kantoor van MCI, een wereldwijd opererend marketing- en communicatiebureau. Eric Bakermans is namens NBTC verantwoordelijk voor de internationale positionering van Nederland als bestemming voor zakelijke bijeenkomsten. De twee werken al ruim vijftien jaar samen. In een tweegesprek bespreken ze de professionalisering van het vak, de toegenomen onzekerheid, waarom Nederland aantrekkelijk blijft als congresland en het belang van legacy.
Professionalisering en consolidering
Eric Bakermans (EB): “Vroeger was het overzichtelijk. Je had het Nederlands Congresbureau, een paar goede PCO’s (Professional Congress Organizers, red.) en een professor die een congres mocht organiseren. Samen zorgden we ervoor dat het congres naar Nederland kwam. Tegenwoordig is er een lange lijst met professionele PCO’s van over de hele wereld. De centralisering is omgedraaid: vroeger werd 90% via ons geregeld, nu misschien nog maar 10%.”
Peter-Willem Burgmans (PWB): “Dat komt vooral doordat verenigingen veel professioneler zijn geworden. Vroeger waren dat vrijwilligersorganisaties met een secretariaat. Nu zijn het echte bedrijven geworden met in-house juridische teams, communicatie, zelfs hun eigen PCO’s. De besluitvorming is ook strikter en zakelijker geworden.”
“Daarom zijn wij als MCI ook geëvolueerd: van PCO naar strategisch marketingbureau in de breedste zin van het woord. We doen alles van AV tot merkontwikkeling tot public affairs en marketing. Onze klanten willen geen generalisten meer, ze willen specialisten. Daarnaast zijn de voorwaarden en regelgeving tegenwoordig strenger: zeker de grotere congressen, met 1000 tot 3000 deelnemers, stellen complexe eisen. Dan krijg je consolidering. Ons hoofdkantoor in Genève ondersteunt de wereldwijde kantoren met centrale functies zoals ICT, legal, health & safety en research, en borgt daarmee compliance en kwaliteit binnen de hele groep. De belangen zijn inmiddels te groot om het kleinschalig aan te pakken.”
Flexibel zijn in een onzekere wereld
Een ander, wezenlijk verschil met tien jaar geleden is de toegenomen onzekerheid in de wereld. Internationale spanningen, zoals sanctielijsten, visarestricties of conflictsituaties, hebben directe impact. PWB: “Als je niet kan laveren – of je nou een vereniging, overheid of faciliterende partij bent – dan heb je in het speelveld steeds minder te zoeken. Want de zekerheden zijn allemaal allang de deur uit. De enige zekerheid die we nog hebben is de onzekerheid.”
EB: “Een bekende uitspraak.”
PWB: “Maar het is extremer dan ooit. Er kan vandaag iets gebeuren dat morgen al directe impact heeft. En iedereen is vanaf het moment dat het gebeurd is op de hoogte.” Hij noemt een recent voorbeeld: “In 2018 pitchten we voor het Wereld Energie Congres in Rotterdam (2025). Maar toen de editie in Sint-Petersburg in 2022 door de oorlog niet doorging, vroeg de vereniging ons het congres te vervroegen naar 2023. Dat lukte met moeite. Kort daarna bleek de VN-Klimaatconferentie onverwacht in december plaats te vinden – dezelfde doelgroep. Dus moesten we het alsnog verplaatsen naar april 2024. Je kan niet anders dan flexibel zijn.”
Er kan vandaag iets gebeuren dat morgen al directe impact heeft. En iedereen is vanaf het moment dat het gebeurd is op de hoogte. Je kan niet anders dan flexibel zijn. Peter-Willem Burgmans
Behoudend of gedurfd
In de congreswereld is er veel veranderd, maar tegelijkertijd ook weer weinig. Hierover zijn beide experts het helemaal eens. PWB: “Comités zijn vaak behoudend. In een gesprek willen ze wel vernieuwing, maar als puntje bij paaltje komt, blijven ze toch traditioneel.”
EB: “Het basisstramien van een congres kan ik blind uittekenen: de welkomstborrel op zondagavond, een keynote speaker op de plenaire sessie op maandag. ’s Avonds een diner of feest. Een volgende congresdag. Je hebt een expo, postersessies, parallelsessies. En bij de uitgang een bord: ‘See you next year in…’”
PWB: “In 2013 hebben we een keer geprobeerd alle posters digitaal te maken – met grote touchscreens – een hele happening. Maar dat bleek eenmalig. Als een comité ervoor openstaat, dan zal er meer worden geëxperimenteerd. Maar mag er meer niet dan wel, dan krijg je eenheidsworsten. En dat is jammer, want ik geloof dat de mens steeds meer naar die personalisering zoekt, de beleving.”
PWB: “Bij commerciële congressen worden er wel spannendere keuzes gemaakt – daar zie je soms echt de festivalisering ontstaan, bijvoorbeeld in vormgeving. Money 2020 en HLTH zijn goede voorbeelden. Die spreken ook jongere doelgroepen aan.”
EB: “De jongere generaties willen heel andere manieren om inhoud tot zich te nemen.”
PWB: “En ze hebben andere behoeften. Ze zoeken de verbinding, maar bij traditionele congressen zie je dat vooral in de randprogrammering tot uiting komen. Bijvoorbeeld in de feestjes of met campfire sessions.”
Beleving als smeermiddel
Waarom zou je, in een tijd waarin je kennis met één klik kunt ophalen, nog naar de andere kant van de wereld reizen voor een congres? Het gaat om de verbinding, benadrukken Peter-Willem en Eric. Daarom zijn beleving, interactie en informele ontmoetingen belangrijker dan ooit.
PWB: “C2 in Montréal is een mooi voorbeeld van die beleving. Cirque du Soleil heeft dat mede vormgegeven. Vanuit een hele andere hoek is daar gekeken naar: hoe hebben mensen interactie met elkaar? Congressen gaan om die persoonlijke connectie, zeker tegenwoordig – en die moet je stimuleren. Wie kom je tegen? Wie spreek je? Oude vrienden of nieuwe mensen? Verenigingen zijn vaak erg hiërarchisch, dus het is mooi als je die sociale lagen een beetje kan doorbreken. Daar zijn we in Nederland niet bang voor. Hier kun je de leukste dingen organiseren. Een congresfeest, eerlijk is eerlijk, is vaak heel saai. Maar als je er een Nederlandse twist aan geeft, moet je de hele zaal leegvegen.”
EB: “Het congres moet een inspirerende omgeving bieden waar mensen met dezelfde professionele interesse bij elkaar komen. Daar zit een sociale factor in, dat is nou eenmaal het smeermiddel. Want wat wordt onthouden zijn de mensen die je tegenkomt. Maar ook het eten en de wc’s.”
PWB: “Heel basaal eigenlijk.”
EB: “We gaan er voetstoots vanuit dat het met de inhoud wel snor zit. Hoe cool is het als mensen dan zeggen: ‘Die editie in Nederland: dat vergeten we nooit meer!’”
Het congres moet een inspirerende omgeving bieden waar mensen met dezelfde professionele interesse bij elkaar komen. Daar zit een sociale factor in, dat is nou eenmaal het smeermiddel. Want wat wordt onthouden zijn de mensen die je tegenkomt. Eric Bakermans
De kracht van Nederland
Menig congres dat in Nederland georganiseerd wordt, heeft een hoog deelnemersaantal. PWB: “Dat is iets waar we ongelooflijk blij mee zijn. Tegelijkertijd wordt de lijst met goede congressteden steeds langer. Dat alles hier altijd kon, was onze kracht. Maar ik denk dat we daarop steeds wat meer inleveren. Beleid gaat hand in hand met beleving. En als je je beleid steeds een beetje strakker maakt, ga je dat merken. Dat is een uitdaging.”
EB: “Onze kracht ligt ook in de ‘hygiënevoorwaarden’ zoals bereikbaarheid, infrastructuur en onze internationale outlook.”
PWB: “Bezoekers vinden het fijn als ze in het Engels worden aangesproken.”
EB: “Maar dan moeten we wel vasthouden aan ons karakter van een open en innovatief land.”
PWB: “Dicht bij onszelf blijven: authentiek en innovatief. Want dat zijn we. En durven om dingen nét wat anders te doen. Het wordt niet altijd gewaardeerd, maar het brengt wel verandering. Als je je grenzen niet af en toe een beetje oprekt, blijft het heel lang tijd hetzelfde en dat is wel heel saai.”
Als je je grenzen niet af en toe een beetje oprekt, blijft het heel lang tijd hetzelfde en dat is wel heel saai. Peter-Willem Burgmans
Impact en legacy
Het gesprek gaat over op de meerwaarde van congressen en business events. EB: “Die wordt wereldwijd steeds meer gezien. De bezoeker die relatief meer uitgeeft dan de gemiddelde toerist – de kortdurende impact – maar ook de middellange en langetermijn-impact en legacy. Dat is een groot verschil met vroeger. Comités vragen zich af: Wat doen we voor de stad?” Hij noemt een voorbeeld: “Pasgeleden stonden mensen vier uur in de rij bij de RAI om hun lever te laten checken tijdens een groot medisch congres voor leverspecialisten. Dat haalde de landelijke media.”
PWB: “Bij het Energiecongres hebben we Rotterdam gevraagd wat we konden teruggeven. Uiteindelijk hebben we bomen gekocht die we tijdens het congres hebben gebruikt en later door de gemeente zijn geplant. Dat is je legacy.”
Samenwerken belangrijker dan ooit
Zulke initiatieven ontstaan niet vanzelf. Ze vragen om structurele samenwerking, met partijen die elkaar versterken en aanvullen. PWB: “Samenwerken is de weg naar voren, nog meer dan vroeger. Omdat er specialisten gevraagd worden, moet je partnerships aangaan met mensen die weten waar ze het over hebben. En je moet vertrouwen hebben. Als Eric mij belt en zegt: ik heb dat congres voor je, dan durf ik te zeggen: misschien moet je dat aan een ander geven, want het ligt niet goed bij ons.”
EB: “Andersom ook: als ik de behoefte heb om kennis op te halen bij MCI of een andere PCO, dan kan ik dat ook altijd doen. Er is ook wel eens informatie die niet voor de krant is, maar die we met elkaar moeten bespreken. Dan moet je van elkaar op aan kunnen.”
PWB: “Het is altijd een beetje geven en nemen. Als je dat kan, en daar zijn we in Nederland heel goed in, dan kom je het verst. Samen sta je sterker. De meetingwereld is groot, qua impact, maar het groepje mensen dat erin acteert, is heel klein. Omdat het een specialisme is om het goed te kunnen doen.”
Tot slot voegt Eric daaraan toe: “Onze kennis is weinig waard voor velen, maar heel veel voor enkelen. Een handvol mensen beslist over de komst van duizenden mensen naar een bestemming: dat maakt ons werk heel impactvol.”